Kemikaalien tilaaminen EU:n ulkopuolelta: laboratorion maahantuontivastuut

Milloin laboratorio on kemikaalin maahantuoja?

Kemikaalin tilaaminen ulkomaisesta verkkokaupasta näyttää helposti tavalliselta hankinnalta. Sääntelyn näkökulmasta ratkaisevaa ei kuitenkaan ole tilauksen helppous, paketin koko tai se, jääkö kemikaali laboratorion omaan käyttöön. Olennaista on, mistä aine tuodaan ja mikä toimija vastaa maahantuonnista.

Jos Suomessa toimiva laboratorio hankkii aineen suoraan Euroopan talousalueen ulkopuoliselta toimittajalta, laboratoriolle voi syntyä maahantuojan velvoitteita. Näihin kuuluvat tilanteen mukaan REACH-rekisteröinti, CLP-luokitus ja viranomaisilmoitukset. Vastuut on selvitettävä ennen tilausta, ei vasta lähetyksen saavuttua.

Pieni tutkimustilaus ei automaattisesti tarkoita vähäisiä sääntelyvelvoitteita. Oma laboratoriokäyttö ei myöskään yksin poista maahantuojan vastuuta.

EU, ETA ja tullialue eivät tarkoita samaa

REACH- ja CLP-asetuksia sovelletaan EU:n lisäksi Euroopan talousalueeseen kuuluvissa Norjassa, Islannissa ja Liechtensteinissa. Siksi kemikaalisääntelyn kannalta täsmällinen raja kulkee usein ETA-alueen, ei pelkästään EU:n, ympärillä.

Tullialueen rajat ovat eri asia. Esimerkiksi Norjasta tehtävään hankintaan voi liittyä tullimuodollisuuksia, vaikka toimitus ei olisi REACH-asetuksen tarkoittamaa maahantuontia ETA-alueen ulkopuolelta. Tullaus ja kemikaalivelvoitteet on siksi tarkistettava erikseen.

Myyjän verkkotunnus, verkkokaupan kieli tai euromääräinen hinta eivät osoita toimitusketjun oikeudellista rakennetta. Myöskään eurooppalainen palautusosoite ei todista, että tuotteella olisi ETA-alueelle sijoittautunut maahantuoja.

Selvitä vähintään:

myyjän ja laskuttavan yrityksen viralliset nimet

kemikaalin todellinen lähetysmaa

toimitusketjuun osallistuvat ETA-alueen yritykset

toimija, joka vastaa kemikaalin maahantuonnista.

Maahantuojan rooli on vahvistettava kirjallisesti

REACH-asetuksessa maahantuoja on ETA-alueelle sijoittautunut luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, joka vastaa maahantuonnista. Rooli määräytyy toimitusketjun tosiasioiden perusteella. Pelkkä sopimukseen kirjoitettu nimike ei ratkaise asiaa, jos käytännön järjestely on toinen.

Kuljetusliike tai tullauspalvelu ei automaattisesti ota vastuulleen kemikaalisääntelyn velvoitteita. Myös toimituslauseke ja myyjän lupaus hoitaa toimitus perille ovat eri asioita kuin osoitus REACH- tai CLP-vaatimusten täyttämisestä.

Laboratorion kannattaa pyytää toimittajalta kirjallinen selvitys vastuista. Selvityksen tulee koskea kyseistä tuotetta ja toimitusketjua, ei vain myyjän yleistä toimintatapaa. Hankinnan hyväksyjän on voitava päätellä asiakirjoista, mitä laboratorio itse joutuu tekemään.

Jos vastuut jäävät epäselviksi, tilausta ei pidä hyväksyä pelkän myyntivakuuttelun perusteella. Epäselvyys kannattaa ratkaista toimittajan, organisaation kemikaalivastaavan ja tarvittaessa viranomaisneuvonnan kanssa.

REACH-rekisteröinti: tarkista ainekohtainen vuosimäärä

Tonniraja ei koske yksittäistä pakettia

REACH-rekisteröintiä edellytetään pääsääntöisesti, kun sama maahantuoja tuo ainetta ETA-alueen ulkopuolelta vähintään yhden tonnin vuodessa, ellei sovellettava poikkeus muuta tilannetta. Velvoite koskee aineita sellaisenaan sekä seoksiin sisältyviä aineita.

Määrää ei arvioida erikseen jokaiselle ostotilaukselle, toimittajalle tai laboratorion työryhmälle. Saman oikeushenkilön maahantuomat saman aineen määrät on huomioitava kokonaisuutena. Siksi hankintatiedot voivat olla tarpeen yhdistää useasta yksiköstä.

Seoksen kokonaismassa ei sellaisenaan kerro yksittäisen aineen maahantuontimäärää. Arviointi edellyttää riittäviä koostumustietoja, jotta ainekohtaiset määrät voidaan selvittää luotettavasti.

Alle tonni ei tarkoita velvoitteetonta hankintaa

Rekisteröintikynnyksen alittuminen ei poista kaikkia REACH-velvoitteita eikä CLP-asetuksen vaatimuksia. Esimerkiksi ainekohtaiset rajoitukset voivat koskea myös pieniä määriä.

Tutkimuskäyttöön liittyy rajattuja erityissäännöksiä, mutta niitä ei voi soveltaa pelkän tuotemerkinnän tai laboratorion nimen perusteella. Mahdollisen poikkeuksen soveltuvuus ja ehdot on arvioitava erikseen. Ilmaisu ”vain tutkimuskäyttöön” ei ole yleinen vapautus kemikaalilainsäädännöstä.

Mitä toimittajan ainoa edustaja tarkoittaa?

ETA-alueen ulkopuolinen valmistaja voi tietyin edellytyksin nimetä ETA-alueelle sijoittautuneen ainoan edustajan, englanniksi Only Representative. Tämä voi hoitaa REACH-asetuksen mukaisia maahantuojan velvoitteita edustamansa toimijan puolesta.

Kun järjestely asianmukaisesti kattaa laboratorion maahantuonnin, laboratorioa pidetään kyseisten toimitusten osalta REACH-asetuksessa jatkokäyttäjänä. Toimittajan yleinen ilmoitus edustajan olemassaolosta ei kuitenkaan vielä osoita, että juuri kyseinen aine, toimitusketju ja maahantuontimäärä kuuluvat järjestelyyn.

Pyydä vahvistus ainakin seuraavista:

kuka ainoa edustaja on ja ketä se edustaa

mitä ainetta järjestely koskee

kuuluuko oma organisaatio katettuihin maahantuojiin

kattaako järjestely suunnitellut toimitukset ja määrät.

Ainoa edustaja on REACH-järjestely. Se ei automaattisesti siirrä CLP-asetuksen mukaisia maahantuojan velvoitteita pois laboratoriolta. REACH- ja CLP-roolit on siksi arvioitava erikseen.

CLP-velvoitteet voivat koskea myös pieniä määriä

CLP-asetus säätelee aineiden ja seosten luokitusta, merkintöjä ja pakkaamista. Maahantuonti katsotaan asetuksessa markkinoille saattamiseksi. Siten omaan laboratoriokäyttöön tuotava kemikaali ei jää automaattisesti velvoitteiden ulkopuolelle sillä perusteella, ettei sitä myydä eteenpäin.

Maahantuojan on varmistettava sovellettavien vaatimusten täyttyminen. Ulkomaisen toimittajan luokitus tai etiketti ei välttämättä vastaa EU:n sääntöjä, vaikka siinä käytettäisiin tuttuja vaarapiktogrammeja. Eri maiden järjestelmät voivat perustua samaan kansainväliseen pohjaan mutta poiketa yksityiskohdiltaan.

Myös ilmoitus Euroopan kemikaaliviraston eli ECHAn luokitusten ja merkintöjen luetteloon voi olla tarpeen. Ilmoitusvelvollisuus voi koskea vaaralliseksi luokiteltua ainetta määrästä riippumatta. Soveltuva ilmoitus on yleensä tehtävä kuukauden kuluessa markkinoille saattamisesta; erillistä ilmoitusta ei tarvita, jos vaaditut tiedot on jo toimitettu asianmukaisesti rekisteröinnin yhteydessä.

Seosten kohdalla on lisäksi arvioitava mahdolliset myrkytystietokeskusilmoitukseen ja UFI-tunnisteeseen liittyvät velvoitteet sekä niiden soveltamisala. Sama tarkistus ei sovi sellaisenaan kaikkiin tuotteisiin.

Asiakirjat ja ainekohtainen sallittavuus ennen tilausta

Laadukas analyysitodistus kertoo tuotteen ominaisuuksista, mutta se ei yksin osoita maahantuonnin lainmukaisuutta. Myöskään käyttöturvallisuustiedote ei ole viranomaisen myöntämä hyväksyntä tuotteelle.

Hankinnan asiakirjakokonaisuuteen kuuluvat tilanteen mukaan:

yksiselitteiset aine- ja koostumustiedot

ajantasainen käyttöturvallisuustiedote, kun sitä edellytetään

tiedot sovellettavista rekisteröinneistä ja toimitusketjun kattavuudesta

vahvistus luokituksesta, merkinnöistä ja pakkauksesta

tiedot mahdollisista rajoituksista, luvista ja ilmoituksista

kuljetusluokitus ja kuljetuksen edellyttämät asiakirjat.

Suomeen toimitettavien tuotteiden asiakirjoissa ja merkinnöissä on huomioitava soveltuvat kielivaatimukset. Pelkkä englanninkielinen asiakirjapaketti ei automaattisesti riitä kaikkiin tilanteisiin.

REACH ja CLP eivät kata kaikkea kemikaalien maahantuontia koskevaa sääntelyä. Tuotteeseen voi liittyä muuta EU-lainsäädäntöä tai kansallisia vaatimuksia. Tarkista siksi myös ainekohtainen sallittavuus Suomessa ja mahdollisissa muissa toimitusketjun maissa. Toisessa maassa sallittu myynti ei yksin ratkaise hankinnan lainmukaisuutta Suomessa.

Laboratorion käytännöllinen hankintaportti

Toimiva käytäntö on hyväksyä ETA-alueen ulkopuolinen kemikaalihankinta vasta yhteisen tarkistuksen jälkeen. Vastuut kannattaa jakaa hankinnan, kemikaaliturvallisuuden ja tarvittaessa tullauksen asiantuntijoiden kesken.

Ennen tilauksen hyväksymistä varmista, että:

Toimitusketju tunnetaan. Maahantuoja ja muut vastuulliset toimijat on tunnistettu.

Velvoitteet on arvioitu. REACH-, CLP- ja ainekohtaiset vaatimukset on käsitelty.

Asiakirjat ovat saatavilla. Olennaisia tietoja ei ole luvattu toimittaa vasta jälkikäteen.

Laboratorio on valmis vastaanottoon. Säilytys, riskinarviointi ja jätehuolto on suunniteltu.

Päätös on dokumentoitu. Tarkistukset, vastuuhenkilöt ja vahvistukset voidaan jäljittää myöhemmin.

Vastaanotossa tarkistetaan vielä, että toimitettu tuote, pakkausmerkinnät ja asiakirjat vastaavat hyväksyttyä hankintaa. Poikkeavaa lähetystä ei oteta käyttöön ennen selvitystä.

Ajantasaiset tulkinnat kannattaa tarkistaa [ECHAn REACH-tietosivuilta](https://echa.europa.eu/fi/regulations/reach/understanding-reach), [ECHAn CLP-tietosivuilta](https://echa.europa.eu/fi/regulations/clp/understanding-clp) ja [Tukesin kemikaaliohjeista](https://tukes.fi/kemikaalit). Tullimenettelyissä oikea tietolähde on Tulli.

Yhteenveto

Kemikaalin tilaaminen ETA-alueen ulkopuolelta voi tehdä laboratoriosta maahantuojan, jolla on itsenäisiä sääntelyvastuita. Selvitä toimitusketju, ainekohtaiset velvoitteet ja asiakirjat ennen tilausta. Pieni määrä, tutkimuskäyttö tai toimittajan yleinen vakuutus eivät korvaa dokumentoitua vaatimustenmukaisuuden tarkistusta.